زمان تقریبی مطالعه: 3 دقیقه

تاریخ: ۱۴۰۰-۰۳-۰۵
نویسنده: سهیل
5 نکته اشتراک فایل بصورت امن

مشاغل با به اشتراک گذاشتن به موقع اطلاعات یا داده ها پیشرفت می کنند. برای تیم های سازمانی مهم است که به اطلاعات دسترسی داشته باشند، زیرا آنها برای انجام وظایف خود به طور کارآمد و راحت به این اطلاعات نیاز دارند. و به همین دلیل اشتراک فایل برای هر مشاغل کاملاً مهم است.

خوشبختانه، پیشرفت تکنولوژی باعث شده اشتراک فایل آسان باشد. با این حال، با پیشرفت فناوری، افراد مخرب نیز در حال افزایش هستند تا از آسیب پذیری سیستم استفاده کنند. فقدان روشهای ایمن در به اشتراک گذاری پرونده ها می تواند به راحتی منجر به نشت یا سرقت اطلاعات حساس شود که می تواند صدمات زیادی به سازمان وارد کند. علاوه بر این، کنار گذاشتن روشهای امنیتی در به اشتراک گذاری پرونده، سیستم را در برابر حملاتی مانند حملات بین برنامه ای یا نصب نرم افزار مخرب آسیب پذیر می کند.

در اینجا 5 تا از بهترین روشها برای به اشتراک گذاری امن پرونده ها وجود دارد که می توانید برای سازمان خود انتخاب کنید:

 

  1. از VPN ها در هنگام اشتراک فایل استفاده کنید

با افزایش روند روان کار، کارمندان دیگر محدود به کار در دفتر نیستند. با این حال، این امر هنگامی که کارمندان تصمیم می گیرند که در مکان های عمومی کار کنند، با استفاده از شبکه های عمومی ناامن افزایش می یابد. اگرچه نمی توانید محل کار کارگران از راه دور خود را کنترل کنید، اما می توانید نیاز به اتصال به چنین شبکه هایی را از طریق VPN سخت کنید. VPN یک تونل ایمن برای عبور داده ها هنگام انتقال به اینترنت ایجاد می کند. دسترسی به آنچه در حال انتقال است را برای هکرها دشوار می کند. علاوه بر این، در صورت نیاز به ارسال فیلم های بزرگ یا هر پرونده بزرگ دیگر، VPN به کار شما می آید. VPN مانند NordVPN  و غیره می تواند اندازه پرونده را از ارائه دهنده خدمات اینترنت شما پنهان کند و امکان ارسال ایمن آنها را فراهم کند.

 

5 نکته اشتراک فایل بصورت امن

  1. روی یک بستر اشتراک فایل اختصاصی سرمایه گذاری کنید

یک بستر ارسال فایل امن، امکان ذخیره امن پرونده ها را می دهد و دسترسی به این پرونده ها را از هرجای دیگر امکان پذیر می کند. البته، این امر دیگر نیازی به اشتراک گذاری پرونده ها به جلو و عقب ندارد. می توانید مجوزهایی را برای افرادی که مجاز به دسترسی به این پرونده ها هستند تعیین کنید. بهترین قسمت این است که شما بر این مجوزها کنترل دارید و از فعالیت کاربر مطلع می شوید. این امر کنترل تعداد افرادی را که می توانند به پرونده ها دسترسی داشته و تغییراتی در آنها ایجاد کنند آسان می کند. علاوه بر این، اطلاعات رمزگذاری شده باقی مانده و یک لایه امنیتی به آن اضافه می کنند.

 

  1. استفاده از USB را محدود کنید

USB ها هنگام ارسال پرونده های بزرگ از یک مکان به مکان دیگر بسیار محبوب هستند. با این حال،USB  ها تنها در صورتی ایمن هستند که آنها را گم نکنید. به آن فکر کنید، آیا تا به حال با چند USB در محله خود مواجه شده اید؟ به راحتی گم می شوند. نکته تاسف آور این است که شما هیچ تصوری ندارید که در صورت گم شدن USB باید کجا را بگردید. و اگر شخص مخربی از آن استفاده کند، می تواند به تمام اطلاعات یا داده ها دسترسی پیدا کند.

 

  1. ایجاد رمزهای عبور قوی در هنگام اشتراک فایل

ما در مورد استفاده از یک راه حل اشتراک فایل صحبت کرده ایم که به شما امکان می دهد از محافظت از رمز عبور استفاده کنید. حقیقت این است که اگر از گذرواژه های ساده ای استفاده کنید که حدس زدن آنها آسان است، نمی توانید داده های خود را ایمن بدانید. باید دسترسی افراد غیرمجاز را با استفاده از گذرواژه های قوی دشوار کنید. می توانید از ترکیبی از اعداد، نمادها، حروف بزرگ و کوچک استفاده کنید،  برای امنیت بیشتر آن را طولانی کنید. علاوه بر این، از اطمینان از احراز هویت چند عاملی استفاده کنید تا مطمئن شوید فقط افراد مناسب به پرونده ها دسترسی دارند. همچنین، از مواردی که فقط در اختیار کاربر است مانند نوشتار در تلفن همراه خود و غیره استفاده کنید.

 

5 نکته اشتراک فایل بصورت امن

  1. به تیم خود در مورد اشتراک گذاری فایل بصورت امن آموزش دهید

با داشتن برنامه های شلوغ و طاقت فرسا و فشار بر روی ارائه فایل، می توان به راحتی ارسال ایمن آنها را نادیده گرفت. با این حال، چنین اشتباهاتی می تواند هزینه بر باشد. برای اطمینان از اینکه چنین رویدادهایی هرگز رخ نمی دهد، باید به تیم خود در مورد به اشتراک گذاری ایمن فایل آموزش دهید. بگذارید درک صحیحی از خطرات موجود در صورت عدم استفاده نادرست از اطلاعات داشته باشند. شما می توانید داده های اداره شده در سازمان خود را طبقه بندی کرده و سطح امنیتی مورد نیاز هر کلاس را توضیح دهید.

علاوه بر این، شما باید اطمینان حاصل کنید که تمام تیم در استفاده از راه حل به اشتراک گذاشته شده پرونده توافق دارند. در صورت عدم انجام این کار، کارمندان شما هر جور که دلشان بخواهد رفتار خواهند کرد، که گاهی اوقات ممکن است با قانون اشتراک امن فایل سازمان مطابقت نداشته باشد.

 

 نتیجه

بسیار شگفت انگیز است، اینکه یک سازمان چه مقدار داده را از طریق تیم ها، مشتریان، تأمین کنندگان و سایر سهامداران در یک روز منتقل می کند. اگر به آن فکر کنید، می فهمید صدمه ای که می تواند از مدیریت نادرست چنین مقادیری از داده بیرون بیاید، چقدر زیان بار است. از این رو، به اشتراک گذاری امن پرونده جنبه ای از تجارت است که باید با مسئولیت درست و کارآمد  اداره شود !!